Från papper till bitar – det absolut viktigaste inom digitalisering

När en maskin ska repareras, installeras eller användas behöver fackpersonalen teknisk information. I många fall tar det dock för lång tid och det krävs för stor ansträngning för att hitta rätt innehåll för att få saker gjorda. Dessutom är innehållet i regel långt ifrån användarvänligt. Användarna känner sig frustrerade och företagens produktivitet sjunker. Hur kan digitalt onlineinnehåll råda bot på detta?

Vid utarbetning av tekniskt innehåll för professionella användare prioriteras en bra användarupplevelse tyvärr inte särskilt högt. Informationen finns men den tenderar att vara ganska svårtillgänglig. Den finns ofta bara på papper och mappen kan saknas eller inte vara tillgänglig när den behövs. Eller så kan det finnas en PDF-databas, men det tar tid att kontrollera vilken fil som är rätt att ladda ner i den aktuella situationen eller om filen gäller för en annan produktversion. Även om informationen är tillgänglig är den för komplex och omfattande.

Innehållet gör också användarna frustrerade eftersom det är statiskt och på sätt och vis tråkigt. Det har ingen koppling till användarens verkliga situation vid ett givet tillfälle.

– När till exempel en fabriksmaskin är ur funktion kan varje minut kosta tusentals, ibland till och med miljontals kronor. Om en underhållsexpert har ett 200-sidigt PDF-dokument med dokumentation för maskinen tar det för lång tid att hitta rätt svar för att lösa problemet. En PDF-fil är inte användarcentrerad, säger Kari Kovanen, chef för Technical Documentation Tools på Etteplans systemlösningar.

Det finns ett växande behov av att påskynda tillgången till information och göra livet enklare. I och med att distansarbete har blivit vanligare har dessa krav blivt allt högre.

– Dessutom har COVID-19-pandemin tvingat företag att bryta mot konventionen att skicka sina fälttekniker till kundernas lokaler för installation och underhåll. De har fått förlita sig på lokal personal istället. I många fall har bristen på rätt handböcker blivit en nyckelfråga, berättar Kovanen.

Snabb lösning i sikte – digitalt onlineinnehåll

I en digital värld är det märkligt att merparten av det tekniska innehållet för professionell användning fortfarande finns i traditionellt pappersformat. Men tiden är mogen och det är oundvikligt att information nu går över från papper till bitar – och att den levereras i ett digitalt format.

Digitalisering har varit en stark global trend i flera år och alla företag måste digitalisera allt fler av sina tjänster och funktioner. Detta gäller även teknisk information. Den måste finnas i digitalt format och helst vara tillgänglig online, inte bara i PDF-format. På 2020-talet är alla vana vid att hitta lösningar på sina problem online.

– Tanken med att tillhandahålla tekniskt innehåll i ett digitalt format online är gammal, och rent tekniskt har det varit möjligt under lång tid. Men hittills har pressen inte varit särskilt stor när det gäller att förändra förutsättningarna för produktion, leverans och underhåll, säger Kari Kovanen.

Digitalisering möjliggör mycket bättre informationsflöden och upplevelser. Föreställ dig bara hur banbrytande det skulle vara om du i samband med att du för första gången ska installera eller laga utrustning får steg-för-steg-instruktioner på din telefon eller surfplatta, eller till och med bär AR-glasögon och kan se målet med en visualiserad guide med roterbara 3D-modeller. Dessutom kan du vara säker på att du följer rätt instruktioner på rätt sätt. Om något i informationen gör dig förvirrad eller stör ditt arbete kan du omedelbart ge återkoppling till tillverkaren.

Självklart måste den tekniska informationen förbättras en hel del för att bli så pass bra – det räcker inte att bara omvandla den till digitalt format. Den måste vara inriktad på slutanvändarens behov. Användargränssnittet på en maskin får till exempel inte vara svårbegripligt och ha en brant inlärningskurva, utan ska kunna användas på ett enkelt och intuitivt sätt.

När principen om användarfokus beaktas i samband med att innehåll tas fram slipper yrkesanvändare en mängd frustration. De blir inte överösta av onödig information utan får specifika och lättförståeliga anvisningar för att kunna lösa en viss uppgift eller ett visst problem. Det påskyndar problemlösningen.

Men är det här bara en dröm? Inte alls. Etteplan har skapat en ny tjänst som heter Etteplan HowTo för att hantera de många utmaningar som beskrivs här. Syftet med tjänsten är att bidra till en fullständig digital omvandling av teknisk information. Tjänsten ger användare tillgång till all information de behöver för att utföra sina uppgifter – på ett användarcentrerat och kontextmedvetet sätt.

Ta en titt på hur du kan förbättra din first-time fix-rate – det vill säga andelen gånger en kunds problem kan lösas vid första besöket – med hjälp av smart tekniskt innehåll.