Hur digitaliserar du din anläggningsinformation?

1. Fastställ vem som äger din anläggningsinformation

Först måste du fastställa vem som äger anläggningsinformationen, samt identifiera berörda parter som använder, producerar, modifierar och överför informationen. Du måste också definiera hur informationen ska hanteras och underhållas dagligen, så den förblir korrekt och aktuell trots ständiga förändringar. Slutligen måste du utse en person som ansvarar för att samordna och svara på serviceförfrågningar.

2. Skapa ett arbetsflöde för serviceförfrågningar

Att skapa ett standardiserat och stringent arbetsflöde för serviceförfrågningar bidrar till att öka effektiviteten och kundnöjdheten. Genom att centralisera informationshanteringen kan man förbättra kvaliteten, och skapa ett bättre flöde av operativa aktiviteter som minskar friktionen i din organisation medan den lär sig fungera mer effektivt. Det gör också informationsflödet mer tillförlitligt och stödjer förändringsarbete.

3. Använd Service Desk som verktyg för hantering av anläggningsinformation

Tekniska stödtjänsten (Service Desk) är ett användbart verktyg för att hantera anläggningsinformation i en komplex affärsverksamhet som finns på flera geografiska platser eller har olika organisationskulturer. Tjänsten hanterar anläggningsinformation som en service, och erbjuder på ett synligt och praktiskt sätt hantering av olika typer av serviceförfrågningar. Den stödjer tvärfunktionella organisationer, olika roller, samt användare.

4. Bli digital

En teknisk stödtjänst (Service Desk) spelar en nyckelroll för digitaliseringen av informationshantering. Den möjliggör införandet av tekniska lösningar för självbetjäning samt viktiga resultatindikatorer, vilket i sin tur underlättar t.ex. identifiering av potentiella flaskhalsar i systemet. Digitaliseringens första steg är att bygga standardiserade serviceförfrågningar som är lätta att identifiera och bearbeta. Nästa steg är att definiera hur informationen flödar genom organisationen och över organisationsgränserna, samt var den lagras och hur den uppdateras. När du väljer en stödtjänst för din organisation, välj då ett användarvänligt verktyg som stödjer olika tjänsteportaler.

5. Nyttja fördelarna

Att digitalisera hanteringen av din anläggningsinformation har många fördelar, bl.a. ökad transparens samt förbättrad riktighet och tillgänglighet. Det skapar också en tydlig struktur för informationens livscykel, vilket ger ett heltäckande förhållningssätt för att hantera informationsflödet – från att den skapas och inledningsvis lagras till att den utdateras och raderas. Digitaliseringen stödjer även organisationens dagliga drift, investeringar samt service- och underhållsverksamhet.