Close

Hur löser man de fem vanligaste utmaningarna inom anläggningsteknisk informationshantering?

Världen förändras i allt snabbare takt – precis som affärslivet. Förändringarna berör allt från verktyg och processer, produkter och tjänster, till hela organisationer. Utmaningen är att hantera denna snabba och omfattande förändring. En av flera risker med förändring inom en organisation är förmågan att hantera information som minskar med åren. Detta kan bero på uppfattningen att problem med dokumentation och informationshantering utgör en norm, snarare än ett undantag.

Vi vill påstå att den uppfattningen är felaktig. Du behöver endast en koordinerad process för att bevaka hur information skapas, delas, lagras, hanteras och uppdateras i din organisation. Därtill behöver du också definiera roller och ansvar, samt utse ägare för varje dokument och stycke av information.

1. Gör informationen enklare att hitta snabbt

 

Anläggningsteknisk information lagras ofta på flera olika platser, bl.a. filservrar, dokumenthanteringssystem och individuell lagring. Molnbaserad lagring har inte slagit ut de mer traditionella alternativen, utan har närmast lagts till som ytterligare ett alternativ för lagring av data.

Men hanteras och uppdateras alla dessa verktyg och system på ett ändamålsenligt sätt? Fokus bör ligga på att upprätthålla tillgängligheten och användbarheten av informationen, t.ex. genom att definiera metadata samt uppdatera tekniska hierarkier och funktionella lagringsplatser. När verktygen och systemen används och hanteras korrekt utgör de ett förträffligt sätt harmonisera dokumentationsprocesserna.

I många fall kan drifts- och underhållspersonal ha begränsad insyn i skicket på anläggningens utrustning på grund av bristfällig dokumentation. Detta påverkar inte bara personalens produktivitet och effektivitet, det utgör även en risk för långa driftstopp om reparationer hindras av dålig dokumentation. Det kan även avsevärt försämra efterlevnad av konventioner.

 

2. Gör reglerna för förändringshantering enkla att följa

 

För att säkerställa att den anläggningstekniska informationen är konsekvent uppdaterad och korrekt, måste du definiera tydliga regler och processer för uppdatering av anläggningsteknisk information. Det är av yttersta vikt att säkerställa att alla känner till reglerna, samt är fullt medvetna om vikten av att uppdatera alla relevanta dokument för att reflektera de ändringar som genomförts på anläggningen. I vissa fall räcker det inte med att uppdatera existerande dokument, utan ny dokumentation måste skapas. Teknisk hierarki och materiallista (Bill of Materials, BOM) måste även hanteras i systemet för anläggningens underhåll.

Ladda ner e-book

Anläggningschef år 2020

3. Förbättra tillförlitligheten av ditt informationsarv

 

Problem med korrekt anläggningsinformation är ofta kopplad till dokumentation som skapats under installations- och driftsättningsfaserna av en anläggning, och beskriver tillgångarna som de är byggda. Liknande information samt information om korrigeringar under arbetets gång är nödvändiga för nya investeringar, moderniseringar, och uppgraderingar. Förändringar måste uppdateras och läggas till originalritningar och dokument.

En annan vanlig källa till inkorrekt information kan också härledas till felaktigheter i äldre information som inte underhålls. Mindre uppgraderingar av tekniska system eller utrustning kanske inte har dokumenterats överhuvudtaget. Detta kan leda till att informationen måste verifieras och valideras innan den nyttjas för planering av underhåll för anläggningen, eller nya investeringar.

 

4. Förtydliga ägandeskapet av din anläggningsinformation

 

Traditionellt har den anläggningstekniska informationen setts som en fråga som ägs av lagret eller IT, trots att det egentligen utgör en grundläggande utmaning för hela affärsverksamheten. Pengar som investeras i hantering av den anläggningstekniska informationen kan ofta återbetala sig flera gånger om. En tumregel är att teknisk information ska ägas av den ansvariga affärsenheten. Ansvarsskyldigheten säkerställer att överenskomna policy, tillvägagångssätt och instruktioner kommuniceras och bevakas ordentligt. dokument och stycke av information, dvs. all immateriell egendom, bör identifieras och lagras av den ansvariga organisationen.

 

5. Definiera roller och ansvarsområden

 

En vanlig utmaning inom informationshantering är att roller, ansvar och processer inte definierats tillräckligt tydligt. Informationen betraktas då som något som tillhör alla, men inte ägs av någon. Utmaningen kan lösas genom att införa styrning, metoder och standarder för all dokumentation. Exempel på dylika standarder inkluderar anläggningshierarki, CAD-metodik, mallar, scheman för positionsnumrering, versionshantering, samt processer för verifiering och godkännande av aktuell information för publicering. Detta är särskilt viktigt i investeringsprojekt som har en stor projektorganisation med olika leverantörer och underleverantörer. Om den ursprungliga dokumentationen är bristfällig eller felaktig, kan problem uppstå vid ett senare tillfälle.

Eric Tengstrand

Eric Tengstrand

Global Service Solutions Director Technical Documentation Solutions
+46 70 757 74 40
Send e-mail

Ställ en fråga till Eric Tengstrand eller utmana oss

När du skickat oss det ifyllda formuläret bli du kontaktad av vår specialist via e-post eller telefon.Genom att skicka in detta accepterar du vår integritetspolicy (privacy policy).

Fler artiklar som kan vara av intresse