Hur eliminerar man förseningar i investeringsprojekt med anläggningsteknisk information?

1. Eliminera felaktigheter från start

Det finns många risker och utmaningar i hanteringen av informationsarv. Inom anläggningsteknisk information kan äldre information vara utspridd över olika resurser och vara sparade i olika format, vilket kan göra det svårt att hitta och krångligt att göra tillgängligt. Befintliga dokument kan vara oprecisa och sakna detaljer, eller rentav vara inaktuella och därmed utdaterade. Detta kan leda till situationer där underleverantörer arbetar utifrån ofullständig eller felaktig information.

Om du vill skapa värde ur ditt informationsarv, måste du underhålla det på ett korrekt sätt.

2. Säkerställa kännedom om projektets omfattning och krav

Ibland planeras och budgeteras projekt otillräckligt av olika skäl. Kravspecifikationerna kan vara för vaga, vilket medför att projektledaren kan basera sina beslut om underleverantörstjänster på otillräcklig information. Det kan även förekomma att projektledaren avsiktligt ignorerar fakta och siffror om projektets verkliga omfattning för att pressa kostnaderna för underleverantörer så lågt som möjligt. Detta kommer förmodligen att straffa sig i ett senare skede.

3. Förändringshantera genomgående under hela projektets gång

Förändringar är en oundviklig del av alla investeringsprojekt, och de hanteras och implementeras många gånger löpande under projektets gång. Men ofta ignoreras effekten detta har på de kringliggande funktionerna i projektet.

En förändring av projektets omfattning kräver både konsekvensbedömning och förändringskommunikation där alla nivåer i projektorganisationen måste konstant hållas uppdaterade om projektets krav. I ett storskaligt projekt med ett antal leverantörer och underleverantörer kan det ibland bli en utmaning. Därför är det avgörande att ställa tydliga krav på att uppdateringar och förändringar i dokumentationen måste ske löpande under processen. Det är viktigt att göra det medan informationen fortfarande är färsk i minnet, trots att pappersarbete kanske inte alltid är favoritdelen av jobbet.

4. Verifiera och validera alla leverabler

Nyckeln till korrekt och tillförlitlig dokumentation är insikt. Utgångspunkten är naturligtvis att skapa gemensamma dokumentationsstandarder och mallar. Men det är först då du säkerställt att alla känner till hur viktigt det är att kunna lita på informationen som du kan vara säker på att standarderna och mallarna faktiskt används och efterföljs. Detta kräver vägledning, kommunikation, disciplin, bevakning och utbildning, och gäller även för dokument som kommer från och produceras av leverantörer och underleverantörer.

Bristande efterlevnad av standarder bör alltid tillrättavisas.

5. Stödja effektiv kommunikation

Som den finländske akademikern Osmo A. Wiio sade: ”kommunikation misslyckas i vanliga fall, utom av misstag”. Detta betyder inte att det vore meningslöst att uppmärksamma kommunikation, eftersom kommunikationsproblem nästan alltid leder till kostsamma förseningar.

Att sätta standarder för tvärfunktionell kommunikation bidrar till att skapa struktur och minska kommunikationsproblem. Dokumentationshantering är ett traditionellt sätt att säkerställa spårbarhet, precis som versionshantering. Att hantera berörda intressenters förväntningar är också viktigt. Om dina intressenter hålls uppdaterade om projektets status, är de också bättre rustade för att anpassa sig till förändrade omständigheter och låter därmed inte förväntningarna spåra ur.